Systèmes de gestion de contenu d'entreprise (Systèmes ECM) sont les types de technologies logicielles qui sont largement applicables dans la gestion, le stockage, la récupération et la protection des informations non structurées qui sont directement liées à la gestion des processus métier dans toute organisation.
Certains confondent les systèmes ECM et systèmes électroniques de gestion des documents (EDMS). La confusion entre ces définitions provient du fait que très souvent EDMS, en plus des modules de gestion de documents d'entreprise, comprend certaines fonctionnalités ECM. Comme, par exemple, l'interaction des employés sur la préparation des documents. Dans une telle situation, il est tout à fait possible de discuter de l'extension des fonctionnalités au système ECM.
La principale différence entre le système ECM et l'EDMS est qu'en plus de la gestion électronique des documents de l'entreprise, les systèmes ECM créent un espace d'information unique pour tous les utilisateurs de l'organisation et assurent l'automatisation des processus métier.
Grâce à l'utilisation des systèmes ECM, les ressources en main-d'œuvre sont optimisées et les coûts opérationnels de l'entreprise sont considérablement réduits.
En règle générale, les systèmes ECM comprennent les sous-sections (modules) suivantes, dont chacune s'intègre au reste des sous-sections, et peuvent également exister séparément.
En voici quelques-uns:
- Module de gestion électronique des documents d'entreprise;
- Module de soutien aux processus d'affaires;
- Module de gestion de contenu Web pour un site Web ou un portail d'entreprise,
- Module de gestion de contenu multimédia;
- Module de gestion des connaissances;
- Module de contrôle d'accès au contenu, fournissant les informations nécessaires indépendamment de l'heure et du lieu.
Chacune des sous-sections nécessite certaines compétences. Par exemple, la gestion du contenu Web d'un site ou d'un portail d'entreprise nécessite une connaissance spécifique de l'administration des ressources Internet, et le module de gestion électronique des documents de l'entreprise requiert des spécificités du mouvement interne des documents.
Les systèmes ECM combinent le contenu des documents et les aspects de gestion de l'entreprise, créant un environnement unique pour la gestion des documents et réduisant le nombre d'activités de travail pour la mise en œuvre des tâches commerciales. Ainsi, le contenu d'entreprise devient disponible pour les utilisateurs qui en ont besoin pour un travail rapide et de haute qualité.
